A partir desta semana estaremos realizando reportagens especiais sobre diferentes temas relacionados à atuação da FIEP, do SESI, SENAI e IEL na Paraíba, com o objetivo de esclarecer informações sobre os produtos, serviços e ações desenvolvidos, cujo impacto está diretamente relacionado ao desenvolvimento e aumento da competitividade industrial no estado.

A primeira reportagem que abre a série “Indústria Explica” apresenta o método – Lean Office - que baseou a reestruturação dos modelos de trabalho no escritório, promovendo o enxugamento de etapas e a redução dos desperdícios nos processos. 

Antes de explicar sobre o método Lean Office é necessário lembrar que a Indústria é uma das atividades econômicas mais importantes do mundo e surgiu após algumas revoluções ocorridas na Europa que se espalharam por todo o mundo e que ajudaram a criar e transformar processos produtivos a partir do desenvolvimento tecnológico. Este é um setor econômico é repleto de métodos, processos, funções e conceitos que evoluem ou são criados para aprimorar o contexto geral de produção até chegar ao consumidor final. 

 ‘Lean’, uma filosofia japonesa espelhada nas indústrias de todo o mundo

Desde a Revolução Industrial, essa atividade econômica vem se desenvolvendo e criando novos processos de produção. Durante muito tempo a indústria se preocupou em seguir uma produção empurrada, caracterizada pelo excesso de fabricação a partir da demanda do mercado. Nesse modelo, a intenção é produzir o máximo possível para criar um estoque e só então é que o produto segue para a venda. 

Sofrendo com constantes prejuízos, por conta da superprodução, a indústria se viu obrigada a seguir outro modelo. Com o intuito de aumentar a produtividade e a qualidade de seus produtos, eliminando os grandes estoques, a Toyota modificou o seu sistema de produção e passou a adotar um conceito Lean, caracterizado pelo enxugamento de etapas e pela redução dos desperdícios em seus processos. 

Com isso, deixou de utilizar uma “produção empurrada” e passou para a “produção puxada”, quando o início do processo só se dá com a solicitação de demandas, ou seja, um ciclo da fabricação “puxa” o produto da etapa anterior. Nesse processo, a ideia é entregar o produto solicitado na quantidade solicitada. Esse modelo passou a ser conhecido como Lean Manufacturing ou Sistema Toyota de Produção (STP). 

Lean + Office: da indústria ao escritório

O mercado de trabalho vem passando por grandes mudanças no decorrer do tempo. Precisou adaptar-se às diversas conjunturas econômicas, a partir das exigências das mudanças dos cenários profissionais. Na tentativa de aprimorar os seus processos, o mercado de trabalho tem adotado diversos conceitos em seus métodos, e um deles é o Lean Office, o que pode ser traduzido como “escritório limpo”. 

Esse conceito originou-se a partir do Lean Manufacturing, que ultrapassou as barreiras das indústrias e passou a ser integrado também no ambiente corporativo. O intuito dessa apropriação seria, principalmente, aumentar a produtividade, como garante a Supervisora Técnica do Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial da Paraíba, Michelle Oliveira. “O Lean é uma filosofia que consiste em alcançar resultados de forma inteligente. Então, o foco é o aumento da produtividade, a redução ou eliminação de desperdícios”, explicou. 

Dentre outros pontos positivos percebidos por empresas que adotam o Lean Office pode-se destacar a padronização das atividades, o foco na eficiência e a redução de tempo nos procedimentos dentro da organização sem lesar a qualidade do trabalho. O intuito, nesse caso, é excluir/reduzir os processos burocráticos e assim otimizar o fluxo de trabalho.

“Para você aplicar o Lean Office é necessário utilizar ferramentas e uma abordagem diferenciada. Não existe um script ou uma receita. Ele gira em torno da forma como você vai enxergar o processo, ‘se eu penso assim, na realidade ele acontece assim, mas o ideal desse processo seria assim’. Um dos pontos mais importantes do Lean também é o engajamento da equipe”, frisou Michelle Oliveira. 

Os resultados do Lean Office no SENAI/PB

Essa filosofia não é única e exclusiva de empresas de cunho comercial. Por ser focada em processos de escritório, ela pode ser utilizada por toda a empresa de diferentes segmento, seja ela pública ou privada. 

O Departamento Regional da Paraíba do Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI/PB), adotou esse método em algumas de suas unidades para testar a eficácia do Lean Office nos processos relacionados à movimentação e à comunicação interna. 

Durante o período inicial de isolamento social, a instituição precisou captar alunos a partir das plataformas virtuais, já que até então todo o processo de matrícula era feito presencialmente. Segundo Michelle Oliveira, isso foi feito a partir de um aplicativo já existente da instituição, mas que não era utilizado de forma efetiva. “Naquele período que todo mundo ficou isolado, a gente trabalhou a captação de alunos de forma totalmente online, porque no nosso processo era necessário que em algum momento o aluno precisasse ir na escola para concluir a matrícula. Então a gente conseguiu trabalhar para que tudo isso fosse feito virtualmente, já que, naquele período, o Departamento Regional da Paraíba, não tinha como fazer pagamento online. Se você queria fazer uma inscrição, você não tinha como pagar, porque não existia link para poder fazer isso. Aí entrou o aplicativo do Centro de Formação Profissional Professor Stenio Lopes para isso” explicou a Supervisora Técnica do SENAI/PB. 

Mas onde está o Lean Office nisso? A partir do momento em que a instituição agrega plataformas virtuais para realizar seus processos internos, ela está economizando tempo, evitando acúmulo de papéis e criando uma organização interna desses processos, sendo assim utilizando desse conceito para otimizar o fluxo de trabalho. 

Ainda de acordo com Michelle, no Centro de Inovação e Tecnologia Industrial (CITI/CAM), realizou-se uma reestruturação em um dos cursos EaD semipresencial, e onde a ementa do curso foi reorganizada, trazendo todo o percurso teórico para o início, deixando a prática para o final. Isso trouxe um melhor aproveitamento do tempo e deslocamento, já que as atividades que precisariam ser feitas na prática, foram feitas de uma só vez. 

Com tudo isso, o SENAI/PB obteve diversos resultados positivos com a utilização do conceito Lean em seus processos, como comenta Michelle Oliveira. “A partir dessa filosofia, quais os ganhos que tivemos? Conseguimos fechar as turmas de forma mais rápida, fizemos aula inaugural onde participaram empresários, conseguimos fechar turmas, captar novos alunos, integrar melhor as unidades, utilizar de forma efetiva o aplicativo feito pelo Centro de Formação Profissional Professor Stenio Lopes, que as unidades não estavam utilizando como deveriam. Então foi um ganho muito positivo para nós”, completou. 

Então, o Lean Office é um conceito que visa aspectos desperdício, seja ele de qualquer natureza, relacionado ao escritório, e a qualidade do trabalho, beneficiando assim toda a estrutura do trabalho. 

E agora, você está pronto para adotar essa filosofia na sua empresa? 

Para maiores informações ligue (83) 2101-5374.

Texto/Colaboração: Igor Batista